1.提交申请：学校或教育机构向研学基地提交接待申请，包括活动名称、活动时间、活动人数、活动内容等信息。

2.基地审核：研学基地对提交的申请进行审核，确认活动是否符合基地的接待能力和要求。

3.资料准备：若审核通过，申请方需准备相关资料，如活动方案、参与者名单、保险证明等，以备基地查验。

4.签订合同：双方就活动细节达成一致后，签订合作协议或合同，明确双方的权利和义务。

5.活动筹备：申请方根据活动方案进行筹备，包括交通、住宿、餐饮、活动安排等。基地方提供必要的协助和支持。

6.活动实施：活动当天，基地方按照约定的时间和内容接待来访团队，确保活动顺利进行。

7.活动总结：活动结束后，双方进行总结评价，对活动过程中的优点和不足进行总结，以便今后改进和提高。

8.反馈与改进：基地根据活动反馈，不断优化接待流程和提升服务质量，为更多访客提供优质的研学体验。

这个流程旨在确保研学基地接待活动的顺利进行，为访客提供良好的学习环境和体验。在实际操作中，各个环节可能会有所调整，以满足不同活动和访客的需求。